Googleドライブ共有アイテムと共有ドライブの違い
ゆうぺい
このページでは共有アイテムと共有ドライブの違いについて解説していきます。
共有アイテムと共有ドライブ
Googleドライブにてファイルを共有するには以下の2通りがあります。
- マイドライブの中のアイテムを共有アイテムにする
- 共有ドライブを使う
マイドライブとは個人の保存領域、共有アイテムはその中のアイテムを共有できる機能のことです。
共有ドライブはGoogle Workspace利用者限定の組織専用に用意する保存領域です。
共有アイテムと共有ドライブの違い(メリット・デメリット)まとめ
それではその2つにどんな違いがあるのでしょうか。
ちなみに結論から言うと数名のチームでファイルなどを日常的に共有する場面では絶対にGoogle Workspaceの共有フォルダを使った方がい良いと私は思います。
効率がモノを言うビジネスならなおさらです。
一方、一時的にファイルの受け渡しをしたい場合などは共有アイテムで十分です。
| 比較項目 | 共有アイテム | 共有ドライブ |
|---|---|---|
| 利用条件 | ○無料 | ×Google Workspace Business Standard (1360円/一人～)以上 |
| ファイルの所有者 | ×個人の所有 | ○組織全体での所有 |
| 権限設定 | ×所有者個人のみ可能 | ○権限持っている人全員可能 |
| OS上でローカル同期 | ×所有者個人のみ可能 | ○全員可能 |
ファイルの所有者と権限
ファイルの所有や権限設定が個人にゆだねられてしまうこと。これは組織にとってリスクでもあります。
チームの資産であるなら所有も権限は複数人で行うべきです。
所有者はローカル同期可能なので、リーダーが所有者の場合、使いやすいのは所有者だけでみんなにつらい思いさせていた、、、という盲点もよくある話。気を付けたいですね。
ローカルファイルとして同期
共有ドライブしかできないメリットは、全員がOS上で実際のローカルファイルとして同期して扱うことが出来る点です。
共有アイテムの場合、所有者以外はブラウザで利用することになります。(面倒！)
このローカル同期がないとメンバーがファイル共有を怠って、ファイルをアップロードせず、ローカル作業をし続けてしてしまうことが増えるかもしれません。
結果、使いたい時に目的のファイルがない！なんてことが起こりそうです。
これらがGoogle Workspaceを推奨する理由になります。
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